Her operasyon yöneticisinin bildiği o an vardır. Haftanın ilk kahvesiyle birlikte bilgisayar açılır ve gelen kutusu, şirketin para kazandığının kanıtı olan "Yeni Sipariş" konulu e-postalarla doludur. Bu, kağıt üzerinde harika bir haberdir. Ancak operasyonun kalbindeki kişi için bu, saatler sürecek manuel bir angaryanın başlangıcıdır. Her bir sipariş, çözülmesi gereken küçük, sinir bozucu bir bulmacaya dönüşebilir.
Örneğin; en büyük müşterilerden biri, tüm siparişlerini kendi portalından indirilen, son derece düzenli bir PDF formatında gönderir. Ama o belgedeki ürün kodları, şirketin kendi ERP sistemindeki kodlarla eşleşmez. Bu da operasyon ekibinin her siparişte ikinci bir ekran açıp bir çeviri tablosundan doğru kodları bularak elle girmek zorunda kalması demektir. Bir başka tipik müşteri ise tam bir eski usul firmadır; siparişlerini taranmış, bazen hafif yamuk duran, hatta üzerinde el yazısıyla notlar olan faks çıktısı gibi görünen resim dosyalarıyla yollar. Mevcut OCR sistemleri bu belgelerin yarısını okuyamaz, kalanını da yanlış okur. Veya potansiyeli çok yüksek olan yeni bir müşteri olsun: siparişleri ne PDF ne de resim formatındadır; doğrudan e-postanın gövdesine, hiçbir standardı olmayan bir metin listesi olarak yazılmıştır.
Bu senaryoda her yeni müşteri, sisteme entegre edilmesi gereken yeni bir baş ağrısıdır. IT departmanıyla yapılan görüşmeler genellikle aynı sonla biter: "Bu müşteri için OCR'ı eğitmemiz lazım, bu da en az iki hafta sürer." İki hafta... Satış ekibi müşteriyi kazanmış, sevkiyat beklerken, operasyon hala siparişi sisteme girememektedir. Aslında halihazırda belgede veya içerikte mevcut olan bilgiler, yalnızca sisteme girilmeyi bekler. Bu ve benzeri, temelinde belge ve içeriklerdeki bilgilerin yapılandırılmış verilere dönüştürülememesi; işlem sayıları arttıkça büyümeyi taşıyamayan görünmez bir frene dönüşür.
Documind gibi bir çözümle ilk tanışıldığında, geleneksel sistemlerle yaşanan hayal kırıklıklarından sonra şüpheci olmak doğaldır. "Yapay zeka" ve "akıllı doküman işleme" gibi terimler, o karmaşık e-posta metnini veya yamuk taranmış belgeyi görünce anlamını yitirir.
Ancak Documind'ın farkı, sorulan ilk sorudan bile kendini belli eder. Süreç, "Müşterilerinizin belge örneklerini görebilir miyiz?" sorusuyla değil, "Siz bir sipariş belgesinden hangi bilgileri almak istersiniz?" sorusuyla başlar. Bu fark aslında Documind'ın, akıllı doküman işleme süreçlerini ne kadardan temelden değiştirdiğinin en büyük simgesidir. Cevaplar da genelde basittir: Müşteri Adı, Sipariş Numarası, Sipariş Tarihi, Ürün Kodu (SKU), Miktar, Birim Fiyat, Teslimat Adresi...
Sürecin devamında en sorunlu sipariş örnekleri sisteme yüklenir. İşte o an, teknolojinin farkı ortaya çıkar. Documind, belgenin neresinde yazdığına bakmaksızın, "Sipariş No:", "PO #", "Referans:" gibi farklı ifadelerin hepsinin "Sipariş Numarası" olduğunu anlar. Ürün listesini, formatı ne kadar bozuk olursa olsun bir tablo olarak algılar ve tüm ürün kodlarını, miktarları ve fiyatları doğru bir şekilde ayıklar. Ortada bir ön eğitim yoktur, kural tanımlama yoktur. Sadece anlama vardır. Bu sayede, koordinatlara göre veri çeken eski sistemlerin aksine, daha önce binlerce sipariş görmüş ve artık bir belgenin "özünü" anlayan tecrübeli bir operasyon uzmanı gibi çalışan bir teknolojiye sahip olursunuz.
Bu dönüşümden sonra Pazartesi sabahları nasıl mı görünür? Gelen kutusundaki siparişler, operasyon ekibi daha kahvesini bitirmeden otomatik olarak Documind tarafından işlenir ve RPA veya benzeri sistemlerle otomasyona dökülerek ERP sisteminde "Onay Bekleyen Siparişler" olarak hazır bekler. Ekibin işi artık veriyi girmek değil, sadece kontrol edip onaylamaktır. Saatler süren yorucu bir iş, sadece birkaç dakikalık bir kontrole dönüşür.
Buradaki kazanç, basit bir zaman tasarrufundan çok daha fazlasıdır. Operatörler artık tekrarlayan belgelerle saatlerini harcayıp, mental dalgınlıklar yaşamazlar. Veri girişi hataları neredeyse sıfırlandığı için yanlış sevkiyatlar veya fatura sorunları tarihe karışır. Müşteri şikayetleri azalır, sevkiyat hızı artar. En önemlisi, yeni bir müşteri kazanıldığında artık IT departmanından "yeni eğitim" beklenmez. Müşteri ilk siparişini gönderdiği anda, sistem onu işlemeye hazırdır. Bu, şirkete inanılmaz bir operasyonel esneklik ve büyüme gücü verir. Bazı müşteriler için özel kurallar tanımlamanız gerekirse, iş birimi direkt olarak Documind üzerinde bunu bir stajyere anlatır gibi açıklayabilir ve sistem artık söylenen talimatı takip edecek şekilde güncellenmiş olur.
Operasyon ekipleri artık zamanlarını, hangi müşterinin sipariş frekansının düştüğünü analiz etmek, stok seviyelerini anlık sipariş verilerine göre öngörmek ve verimliliği artıracak yeni yollar bulmak için kullanır. Documind, operasyonel ekipleri birer veri giriş elemanı olmaktan çıkarıp, şirkete değer katan stratejik bir güce dönüştürür. Omuzlardaki o görünmez fren kalkmıştır; artık tek limit, şirketin ne kadar hızlı satış yapabildiğidir.
Siz de benzer bir dönüşüm yaşamak için hemen Documind ile tanışın.
